Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một chính sách an sinh xã hội do Nhà nước tổ chức và được bảo đảm thực hiện bởi cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo quy định của pháp luật. Có 02 hình thức tham gia BHXH tương ứng với 02 loại hình BHXH đó là: BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện. Tham gia BHXH là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ thủ tục đăng ký BHXH lần đầu, đặc biệt là các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp - đơn vị sử dụng lao động.
1. Căn cứ pháp lý:
- Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014;
- Quyết định số 722/QĐ-BHXH ngày 15 tháng 06 năm 2018 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc công bố thủ tục hành chính thay thế trong lĩnh vực thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục đăng ký BHXH cho người lao động. Hồ sơ bao gồm:
- Đối với người lao động:
Người lao động nộp cho người sử dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các giấy tờ sau:
1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS ban hành kèm Quyết định số 722/QĐ/BHXH);
2. Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).
- Đối với người sử dụng lao động:
Sau khi nhận đủ hồ sơ từ người lao động, người sử dụng lao động tập hợp cùng các giấy tờ sau:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
- Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty;
- Hợp đồng lao động công ty - nhân viên có ký tên, đóng dấu giáp lai của công ty.
3. Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Bước 1: Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp qua mạng theo 2 cách sau:
- Cách 1: Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV…;
- Cách 2: Truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam theo đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn để thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ (ví dụ tại thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng theo hình thức này).
Thời gian giải quyết hồ sơ: Tối đa 7 ngày làm việc, Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp, tuy nhiên thực tế có thể chỉ mất từ 1-2 ngày.
Lưu ý: Tại nhiều tỉnh thành, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, doanh nghiệp phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ gồm có: Mẫu TK3-TS và Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Báo tăng, giảm lao động
Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, giảm lao động. Ở bước này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản khai báo trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc trên website BHXH Việt Nam hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH quản lý. Khi doanh nghiệp đăng ký và đóng tiền BHXH cho người lao động xong, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động sau 05 ngày.
Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về vấn đề này, hãy liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 0988.073.181/0984.588.831 hoặc email lawyers@hdluat.com - doanhnghiep@hdluat.com. HD Luật luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và đưa đến cho Quý khách những thông tin hữu ích nhất. Rất mong được hợp tác với Quý khách hàng!