Sau khi được cấp giấy phép Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài không khó để gặp những trường hợp thương nhân nước ngoài muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Việc thay đổi này có thể xuất phát từ nhu cầu khách quan hoặc chủ quan. Tuy nhiên thì vì lý do gì đi chăng nữa thì vấn đề ta quan tâm vẫn là thủ tục và những lưu ý về việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ phân thích cho các bạn.
1. Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài là gì?
Theo quy định ghi rõ: "Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép".
2. Hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh, thành phố
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký
- Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể như sau: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở của văn phòng đại diện (Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở)
- Bản chính giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trình tự, thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện:
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép
Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
3. Các trường hợp cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh, thành phố
Trong trường hợp nào thì thương nhân nước ngoài sẽ làm thủ tục cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện?
Căn cứ vào Nghị định 07/2016/NĐ-CP sẽ có những trường hợp thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục cấp lại sau đây:
- Chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tình, thành phố trực thuộc trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác
- Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bị hủy hoại, bị mất, bị hư hỏng hoặc bị tiêu hủy dưới mọi hình thức
4. Hồ sơ cấp lại giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Trường hợp 1: Cấp lại khi chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đến thành phố trực thuộc trung ương khác hoặc khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương ( Đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký)
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện gửi Cơ quan cấp giấy phép nơi chuyển đi theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp giấy phép văn phòng đại diện bị thu hồi
- Bản sao giấy phép thành lập văn phòng đại diện đã được cấp
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định
Trường hợp 2: Trường hợp giấy phép thành lập văn đại diện bị mất, bị hủy hoại, bị hư hỏng, bị tiêu hủy dưới mọi hình thức
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Trình tự, thủ tục cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện:
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép
Thời gian giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
Lưu ý: Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với trường hợp chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc khác trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi. Quá thời hạn nêu trên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 của Nghị định 07/2016 NĐ-CP.
Trên đây là những lưu ý về thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện theo quy định pháp luật hiện hành. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về vấn đề này, hãy liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 02462.930.982 – 0988073181 hoặc email lawyers@hdluat.com - doanhnghiep@hdluat.com. HD Luật luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và đưa đến cho Quý khách những thông tin hữu ích nhất. Rất mong được hợp tác với Quý khách hàng!