1. Căn cứ pháp lý
Theo hướng dẫn tại Công văn số 234/ĐKKD-NV ngày 13/01/2023 của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), trường hợp địa danh hành chính thay đổi nhưng vị trí thực tế của trụ sở doanh nghiệp không thay đổi, thì doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền thực hiện cập nhật thông tin địa chỉ trụ sở để đảm bảo tính thống nhất với địa danh mới được cơ quan nhà nước công bố.
2. Vì sao doanh nghiệp nên chủ động cập nhật địa chỉ?
Mặc dù không bắt buộc, việc cập nhật địa chỉ doanh nghiệp theo địa danh hành chính mới là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp, chủ động và quản trị tốt hồ sơ doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích cụ thể:
Tránh nhầm lẫn trong giao dịch
Tên địa phương cũ có thể không còn tồn tại trên bản đồ hành chính hoặc trong cơ sở dữ liệu của các cơ quan nhà nước và đối tác. Nếu địa chỉ ghi trong hồ sơ doanh nghiệp không khớp với thực tế, khách hàng và đối tác có thể gặp khó khăn khi liên hệ hoặc xác minh thông tin.
Đồng bộ hóa toàn bộ hệ thống giấy tờ
Cập nhật địa chỉ mới sẽ giúp đảm bảo sự nhất quán giữa các loại tài liệu như:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Hóa đơn điện tử
- Hợp đồng kinh tế
- Hồ sơ đấu thầu, đăng ký bảo hiểm xã hội
- Tài khoản ngân hàng và các loại giấy phép con (nếu có)
Việc không đồng bộ thông tin có thể dẫn đến nhiều phiền toái trong quá trình kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hoặc thực hiện các giao dịch lớn.
Hạn chế rủi ro khi làm việc với cơ quan nhà nước
Khi làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội hoặc trong quá trình đăng ký các thủ tục hành chính, địa chỉ không trùng khớp có thể bị yêu cầu giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc bị từ chối tiếp nhận. Điều này sẽ gây chậm trễ, phát sinh chi phí không đáng có.
3. Hướng dẫn thủ tục cập nhật địa chỉ doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện cập nhật địa chỉ theo địa danh mới bằng cách thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ cập nhật địa chỉ doanh nghiệp bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 (Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên), hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên/công ty cổ phần) về việc cập nhật địa chỉ;
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (nếu doanh nghiệp có cơ cấu quản lý này);
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại (bản sao công chứng hoặc bản scan nếu nộp online).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai hình thức:
- Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn;
- Hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Bước 3: Theo dõi xử lý và nhận kết quả
- Thời gian xử lý hồ sơ: Từ 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ;
- Kết quả: Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin địa chỉ cập nhật theo địa danh hành chính mới.
4. Những lưu ý quan trọng sau khi cập nhật địa chỉ
Sau khi được cấp GCN ĐKDN mới, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
Cập nhật đồng bộ trên các hệ thống khác
- Hóa đơn điện tử: Thay đổi thông tin địa chỉ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn;
- Tài khoản ngân hàng: Thực hiện thủ tục điều chỉnh địa chỉ đăng ký tại ngân hàng;
- Bảo hiểm xã hội: Cập nhật thông tin trên hệ thống của cơ quan BHXH;
- Các giấy phép con: Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần cập nhật địa chỉ trên các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, v.v.
Kiểm tra kỹ cấp hành chính
Nếu địa chỉ thay đổi liên quan đến cả cấp xã/huyện, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ để đảm bảo cập nhật đầy đủ, tránh sai sót hoặc thiếu thông tin.
Đánh giá tính đồng bộ trong hồ sơ nội bộ
Ngoài các giấy tờ pháp lý, doanh nghiệp cũng nên điều chỉnh địa chỉ mới trên các biểu mẫu, tiêu đề thư, trang web, bảng hiệu, chữ ký email, hợp đồng nội bộ, để đảm bảo sự chuyên nghiệp và thống nhất hình ảnh thương hiệu.
Như vậy, việc cập nhật địa chỉ doanh nghiệp sau khi địa danh hành chính thay đổi tuy không bắt buộc, nhưng là một bước đi quan trọng trong việc củng cố hồ sơ pháp lý, thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và chủ động của doanh nghiệp trong quản trị.
Trên đây là thông tin về việc “Hướng dẫn cập nhật địa chỉ doanh nghiệp sau khi địa danh thay đổi”. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về vấn đề này, hãy liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 988.073.181/0984.88.831 hoặc email lawyers@hdluat.com – doanhnghiep@hdluat.com. HD Luật luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và đưa đến cho Quý khách hàng những thông tin hữu ích nhất. Rất mong được hợp tác với Quý khách hàng.